Prepararse para ser una entidad que emita certificaciones consta de una serie de requisitos y pasos que es necesario cumplir. De este modo, luego la elaboración de los productos puede ser controlada en base a determinadas normas de producción y regulaciones. 

La empresa Agro Sustentable, es una empresa B que trabaja diariamente para que las transacciones comerciales resulten rentables y amigables con el cuidado del medio ambiente. El objetivo es reducir los impactos negativos en espacios naturales y alentar para que los recursos sean gestionados correctamente. 

Del otro lado de la vereda, hay ciertos aspectos que se tienen en cuenta para constituirse con un ente certificador, los cuales pueden diferir entre las distintas regiones del planeta.

En el caso de Estados Unidos, el Departamento de Agricultura cuenta con ciertos entes que se dedican a certificar los procesos de elaboración de los diferentes productos. 

Para estar incluida dentro de esta lista, la empresa tiene que cumplir para completar su trámite. 

Presentación de la solicitud

Una de las primeras etapas consiste en presentar una solicitud que contenga los principales datos de la compañía, ya sea nombre completo, dirección, teléfono de contacto entre otras cosas. 

Adjunto a esta planilla, se tiene que sumar una copia con la propuesta económica para todos los servicios de certificación que esta entidad está dispuesta a brindar. 

Además, es necesario complementar con una lista de cada Estado o lugar en el que actualmente la entidad ya certifica o bien, propone certificar . 

También se tiene que brindar Información del personal, incluidas las regulaciones y procedimientos, nombres de puestos del personal, descripciones de calificaciones, entre otros aspectos. Una lista de la capacitación realizada para el personal  que está a cargo de las certificaciones y cualquier capacitación pensada para el futuro. 

Si lo cree conveniente, la entidad puede sumar cualquier otra información que considere pertinente y que pueda colaborar con el proceso de revisión realizado por el Departamento de Agricultura de Estados Unidos (USDA). 

Este proceso de solicitud y evaluación puede demorar entre 24 y 36 meses, dependiendo de los recursos de auditoría disponibles y del resultado de cada análisis, teniendo en cuenta los incumplimientos. Cuando se hace referencia al término “incumplimiento”, está relacionado con aquellos aspectos que la entidad tiene que corregir o completar para lograr su lugar como órgano certificador.  

Evaluación de la documentación presentada

Una vez que la entidad presenta toda la documentación, USDA designa un auditor para que empiece a revisar y analizar toda la información suministrada.  

Este proceso y los documentos presentados se tienen que ajustar y cumplir las políticas y las características impuestas, integrando la experiencia previa en certificación orgánica. 

Una vez revisada la información, el auditor notificará si hay incumplimeintos y en qué consisten los mismos. Esta comunicación también brindará detalles de los plazos para corregir los errores encontrados. 

Una vez aceptada y validada toda la documentación, se realiza una evaluación previa a la decisión (PDA). Este análisis consta de chequear todas las tareas esenciales de la organización y llevar a cabo controles periódicos para garantizar lo presentado en la documentación. 

Para poder realizar este paso, el auditor a cargo tiene que armar un presupuesto de de los costos que va a tener su auditoría, ya que es un proceso que es remunerado. 

La auditoría tiene una duración de cinco días, donde si hay errores se da un plazo más extenso para corregirlos y luego se procede a autorizar la acreditación como ente certificador. 

Los costos del trámite

Como se puede observar, formar parte de los entes certificadores no es nada sencillo. Cada paso tiene sus costos y el trámite completo termina siendo una inversión para el interesado. 

Para solicitar el interés y completar la primera etapa, se debe abonar un depósito de 500 dólares al que se le sumarán los costos de evaluación también. u

Además, se cobra una tarifa de 175 dólares por hora para preparar y realizar la auditoría documental y llevar a cabo la inspección en el lugar. Este monto tiene en cuenta los traslados del auditor, la preparación de los informes y la revisión de los incumplimientos.  

Los costos adicionales incluyen viáticos, por ejemplo, si el auditor se tiene que alojar, gastos de comida y cualquier otro gasto extra. Además si tiene que viajar, hay que tener en cuenta el pago de los pasajes y el alquiler de vehículos con el combustible utilizado.

Se estima que teniendo en cuenta todos estos gastos, el costo promedio ronda en los 30,000 dólares. 

Si se aprueba la documentación y la auditoría, la acreditación de la entidad tendrá una duración de cinco años. Pero para garantizar el cumplimiento, se programan evaluaciones periódicas en el lugar que también tienen sus costos. 

Con esta serie de pasos y requisitos, Estados Unidos otorga un mayor posicionamiento para aquellas empresas que están a cargo de la certificación y una mayor tranquilidad y transparencia a las empresas productivas. Una cuestión que se termina traduciendo también en una mayor confianza del cliente de estos productos. Un consumidor cada vez más consciente y responsable respecto de sus actos de consumo.