Dentro de las diferentes etapas que comprende un proceso de certificación, se encuentra la elaboración del contrato. Una de las etapas posteriores a la solicitud y aprobación de dicho servicio. 

La producción del contrato de certificación consta de varias etapas. Una de las primeras, está basada en la elaboración del presupuesto. 

Con la información de la solicitud, teniendo en cuenta la actividad específica, es decir el nombre y los datos del productor agrícola, el procesador de alimentos y comercializador y basado en los criterios establecidos en el tarifario vigente, se establece un presupuesto para el proceso de certificación. 

Este presupuesto da cuenta de los productos a ser certificados, los sitios y actividades a ser auditados, las características del proyecto y la norma bajo la cual se ofrece el servicio de certificación, es decir su alcance. 

El presupuesto incluye los costos de evaluación documental in situ y las emisiones de los documentos de certificación. No tiene en cuenta los gastos de logística como el transporte, alojamiento y comida de evaluadores y auditores, auditorias suplementarias y toma de muestras para análisis.

Los principales criterios que se consideran  para armar un presupuesto son:

– Tipo de operación.

– Cantidad de sitios que serán auditados.

– Tamaño de las instalaciones. 

– Cantidad de productos que serán certificados.

– Historial del solicitante.

– Riesgos técnicos.

Luego, el presupuesto es enviado al futuro cliente, dentro de los 15 días de recibida la solicitud, junto con los siguientes documentos:

– Condiciones generales

– El proceso de certificación. 

– La normativa de referencia de la Certificación. 

Documentos contractuales 

El convenio de certificación tiene validez desde el momento de la firma del presupuesto. Con esta firma, el cliente acepta las condiciones generales y se compromete el cumplimiento de los requerimientos establecidos en la norma. 

El convenio de certificación está compuesto por: 

– El formulario de solicitud.

– El presupuesto.

– Versión vigente de las condiciones generales.

– Versión vigente del proceso de certificación.

– Normativa de referencia vigente.

Evaluación inicial

Esta evaluación consiste en verificar todas las actividades a certificar, con el objetivo de asegurar el cumplimiento con los requisitos de la norma de referencia. 

Si durante la evaluación documental se identifican cambios, por ejemplo, nuevos productos, actividades o unidades a inspeccionar, el cliente podrá recibir una factura adicional, para cubrir los gastos de certificación del proyecto. Una vez concluida la evaluación el cliente recibirá las respectivas conclusiones.

Evaluación en situ: Inspección

Se lleva a cabo con la finalidad de comprobar la conformidad con la norma y lo declarado en el plan de producción. 

Las inspecciones son realizadas por un inspector, profesional matriculado, es decir un Ingeniero Agrónomo o carreras afines, como médico veterinario habilitado para tal fin.

El operador es informado del nombre del inspector previamente a la inspección, teniendo la posibilidad de no aceptar su visita, con la debida justificación. 

Las razones por las cuales se le puede conceder un cambio de inspector son:

-Por conflicto de intereses. 

-Por mala actitud probada del inspector hacia el operador en oportunidades previas. 

Tipos de inspección:

– Inicial o de diagnóstico: es la primera inspección, se realiza con el fin de verificar lo declarado por el operador en la solicitud de certificación orgánica, evidenciar la situación del sistema productivo y observar el cumplimiento de la normativa orgánica. 

– Control anual o de seguimiento: son las sucesivas auditorías en sitio que se realizan una vez otorgada la certificación. Allí el inspector recorre las instalaciones y

verifica documentación y registros con el objetivo verificar el cumplimiento de la normativa

orgánica y del Plan Anual de Producción propuesto por el operador.

– Adicionales: pueden ser anunciadas o no anunciadas. En el caso de las inspecciones programadas no pueden ser rechazadas por el operador. En cuanto a las sorpresas, el inspector podrá avisar al operador como máximo 24 horas antes.

La inspección in situ tiene diferentes pasos:

• Reunión de apertura: el inspector presenta los objetivos y los diferentes puntos a verificar, confirma el alcance y el plan de auditoría.

• Evaluación de la conformidad con los requisitos del programa de certificación: en esta fase se recolecta la información mediante entrevista con el operador o referentes calificados, recorrida por los lotes/planta/instalaciones, verificación de registros y evidencias documentales. 

• Eventual toma de muestras para análisis.

• Reunión de cierre o entrevista final: el inspector elabora un resumen de la auditoría in situ e informa al operador las no conformidades encontradas, en caso de corresponder. 

Se firma el Acta o conclusión de visita y también se detalla los pasos para continuar con el proceso de certificación.

En caso de tomarse muestras de fruta, hoja, producto para su posterior análisis en laboratorio, las mismas serán tomadas por el inspector en presencia del operador o representante autorizado, que firmará la documentación relacionada. El inspector dejará al operador una contramuestra la cual deberá ser conservada en condiciones apropiadas.

En líneas generales, estos son los pasos que prosiguen luego de que la solicitud de certificación es aprobada. Siempre y cuando la documentación esté presentada y las verificaciones sean aprobadas, el productor obtendrá más rápido su certificación.